Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе функции накладной и счета-фактуры. Правильное оформление и подписание УПД со стороны продавца важно для корректного учета и соблюдения налогового законодательства.
Содержание
Кто подписывает УПД от имени продавца
От имени продавца УПД могут подписывать следующие лица:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор)
- Иные уполномоченные сотрудники (на основании доверенности или приказа)
- Индивидуальный предприниматель (лично)
Порядок подписания УПД
Проверка данных перед подписанием
Перед подписанием необходимо убедиться, что все реквизиты заполнены верно:
- Наименование и реквизиты продавца и покупателя
- Дата составления документа
- Перечень товаров или услуг с указанием количества, цены и суммы
- НДС (если продавец является плательщиком НДС)
Проставление подписи
Подпись ставится в соответствующих графах:
| Графа | Кто подписывает |
| "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" | Директор или сотрудник с доверенностью |
| "Индивидуальный предприниматель" | ИП (с указанием реквизитов свидетельства о регистрации) |
Печать организации (если используется)
Если организация использует печать, ее необходимо поставить рядом с подписью.
Электронная подпись для УПД
При отправке УПД в электронном виде требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
- Подпись должна соответствовать требованиям ФЗ №63 "Об электронной подписи"
- Документ подписывается уполномоченным лицом
- Покупатель должен быть согласен на получение УПД в электронном виде
Особенности подписания УПД при разных формах сделки
Продажа товаров
Подписание УПД подтверждает передачу товара покупателю. Важно сверить данные с товарной накладной (если она оформляется отдельно).
Оказание услуг
УПД подписывается после подписания акта оказания услуг. В документе указывается период выполнения услуг.
Авансовый платеж
При получении аванса продавец выставляет УПД с пометкой "Авансовый платеж". После выполнения обязательств выставляется итоговый УПД.
Хранение подписанного УПД
Продавец обязан хранить подписанные экземпляры УПД:
- В бумажном виде — не менее 4 лет
- В электронном виде — с обеспечением защиты от изменений
Правильное подписание УПД со стороны продавца помогает избежать претензий со стороны налоговых органов и контрагентов.
